Events planen
Lege Events mit Datum, Ort und Crew-Bedarf an — und sieh sofort, wer noch frei ist. Inklusive Cover-Bild und automatischer Auftraggeber-Verknüpfung.
Das Office-Tool für deine Event-Crew
Runner, Trips und Events — an einem Ort.
Schluss mit Zettelchaos und WhatsApp-Gruppen. Plane deine Events, teile deine Fahrer:innen ein, behalte alle Trips live im Blick — und rechne am Ende die Stunden pro Runner ab. Alles an einem einzigen Ort.
Beta-Zugang kostenlos · Keine Kreditkarte nötig
- Sensible Daten verschlüsselt
- Rollen, RBAC & Audit-Log
- Server in der EU
runner-base.com / dashboard
+ Neue Fahrt
4
Events heute
12
Aktive Runner
7
Offene Trips
9
Fahrzeuge
Heutige Fahrten
Live
- 09:30Hbf Wien → Messe Halle 4Runner: M. Huber
- 11:15Flughafen → Hotel SacherRunner: L. König
- 14:00Studio 8 → ORF ZentrumRunner: S. Bauer
Features
Alles, was dein Office-Team im Alltag braucht.
Eine wachsende Suite an Modulen — von der ersten Event-Anfrage über die Live-Einteilung am Festivaltag bis zur Stundenabrechnung pro Runner.
Runner verwalten
Stammdaten, Verfügbarkeiten und Dokumente an einem Ort. SVNr und IBAN bleiben verschlüsselt, Klartext sehen nur autorisierte Admins.
Fahrzeuge im Blick
Alle Autos auf einer Seite, mit Erinnerungen für Pickerl und Service. Nichts geht im Stress unter.
Trips mit Route & ETA
Adresse eintippen — Route, Distanz und Ankunftszeit stehen direkt im Trip. Kein Hin- und Herklicken, kein Copy-Paste in Google Maps.
Einteilung per Drag & Drop
Schiebe Runner auf den Tagesplan. Überschneidungen werden gestrichelt markiert — du siehst Konflikte, bevor sie zum Problem werden.
Live-Dispatch & Arbeitszeiten
Während des Events: Runner ein- und auschecken, zwischen „Unterwegs“, „Pause“ und „Im Büro“ wechseln. Pro Runner laufen Fahrzeit, Pause und Anwesenheit live mit — Basis für die Abrechnung.
Dienst-Info per Link
Privater Link mit Fahrten, empfohlener Abfahrtszeit, „Route starten“-Button (Apple/Google Maps) und Venue-Unterlagen. Auto-Refresh alle 10 Minuten, ganz ohne App.
Auswertung & Reports
Stunden pro Runner, Top-Runner, Stunden-Histogramm und Trip-Übersicht — global oder pro Event. Stunden-Daten kommen direkt aus dem Live-Dispatch.
Module im Detail
Vier Module, die dir täglich Stunden sparen.
Ein kurzer Blick in die Oberfläche — gemacht für lange Office-Tage, nicht für die Demo-Bühne.
Events & Crew
Wer macht was — auf einen Blick.
Jedes Event bekommt seine eigene Crew. Klick einen Runner an, um ihn zuzuweisen — wer schon woanders gebucht ist, wird automatisch ausgegraut. Multi-Runner-Trips zeigen Lead + Support als Avatar-Stack. Kein Doppel-Booking mehr.
Event-Roster · Vienna Marathon
M
Marie Huber
Lead Runner
L
Lukas König
Runner
S
Sophie Bauer
Runner
A
Alex Pichler
Vertretung
Trips & Routing
Adresse rein — Route, Distanz, ETA raus.
Du tippst die Adresse, das System holt sich Koordinaten und Route über Google Maps. Distanz und Ankunftszeit landen direkt im Trip — keine zweite App, kein Copy-Paste. „Adresse vom Event“ übernimmt die Venue mit einem Klick.
Trip · 14:00 → Studio 8
18 km
Distanz
26 min
ETA
Google
Engine
Runner & Datenschutz
Persönliche Daten bleiben persönlich.
SVNr, IBAN und Vertragsdaten sind in der Datenbank per pgcrypto verschlüsselt und in der Oberfläche standardmäßig maskiert. Klartext sehen nur Admins, die das ausdrücklich dürfen — und jeder Reveal-Vorgang wird separat protokolliert.
Runner · PII-geschützt
Marie Huber
SVNr •••• ••• 04 87AT•• ••••
Lukas König
SVNr •••• ••• 11 92AT•• ••••
Sophie Bauer
SVNr •••• ••• 22 95AT•• ••••
Dienst-Infos für Runner
Ein Link, ein WhatsApp — fertig.
Erstelle für den nächsten Einsatz eine kompakte Info-Karte mit Treffpunkt, Uhrzeit, Fahrzeug und Bandcare-Kontakt. Der Runner bekommt einen privaten Link mit empfohlener Abfahrt, „Route starten“-Button und Venue-Unterlagen — lesbar am Handy, ganz ohne Login.
Dienst-Info · für Marie
Sa, 15.06. · 09:00–17:00
Treffpunkt: Messe Halle 4, Tor 7
Briefing 08:45 · Fahrzeug VW Caddy W-12345
runner-base.com/n/x9k…Senden
Workflow
Vom Auftrag bis zur Stundenabrechnung — in fünf Schritten.
- 01
Event anlegen
Trag Datum, Ort und wie viele Runner du brauchst ein. Auftraggeber-Daten holst du dir aus dem Adressbuch.
- 02
Crew zusammenstellen
Klick auf einen freien Runner — oder lass neue Runner über den Onboarding-Link selbst beitreten. Bereits gebuchte Runner werden automatisch ausgegraut.
- 03
Trips planen
Trips manuell oder mit Multi-Runner-Teams anlegen — Adresse rein, Route und Ankunftszeit kommen automatisch dazu.
- 04
Live einsetzen
Public-Link per WhatsApp an den Runner. Im Dispatch-Drawer checkst du Runner ein, setzt sie auf „Pause“ oder buchst sie aus.
- 05
Auswerten
Reports pro Event oder Zeitraum: Stunden pro Runner, Top-Runner, Trip-Aufkommen — direkt aus den Live-Daten, ohne separates Excel-Sheet.
Was uns unterscheidet
Drei Dinge, die andere Tools nicht so können.
Runner Base ist für die Eigenheiten von Event-Agenturen in Europa gebaut — nicht für Logistik-Flotten.
Runner brauchen keine App.
Andere Tools verlangen Login, Passwort und App-Installation — auch von Aushilfen, die du einmal pro Saison einsetzt. Bei uns reicht ein privater Link. Öffnen, Briefing lesen, Route starten. Funktioniert auf jedem Smartphone, ohne Konto, ohne Reibung — und der Link aktualisiert sich automatisch.
- Andere
- Login + App-Installation für jede:n Runner.
- Bei uns
- Privaten Link öffnen — fertig.
Server in Deutschland. Daten verschlüsselt. Standardmäßig.
Bei US-Anbietern landen SVNr und IBAN auf Servern außerhalb der EU — DSGVO-konform oft nur im teuren Enterprise-Plan. Bei uns ist EU-Hosting in Nürnberg Standard und sensible Felder werden auf Datenbank-Ebene verschlüsselt — in jedem Tarif, auch im Beta. Zwei-Faktor-Auth gibt's für alle Accounts gratis dazu.
- Andere
- US-Server, DSGVO als Add-On.
- Bei uns
- EU-Hosting + Verschlüsselung + 2FA ab Tag 1.
Audit-Log gehört nicht hinter die Paywall.
Viele Tools verstecken das Änderungsprotokoll im Premium-Plan und löschen Einträge nach wenigen Wochen. Bei uns ist Audit-Log Standard, mit langer Aufbewahrung. So bleibst du auch Monate später auskunftsfähig — wer hat wann welchen Runner oder Trip geändert, und wer hat wann welches PII-Feld entschlüsselt.
- Andere
- 30 Tage Verlauf, nur im Premium-Plan.
- Bei uns
- Standardmäßig dabei, langer Verlauf, inkl. Reveal-Log.
Sicherheit & DSGVO
Wir wissen, wie wichtig deine Daten sind.
Runner Base wurde von Anfang an für die Arbeit mit persönlichen Daten gebaut: verschlüsselte Felder, klare Rollen, vollständige Nachvollziehbarkeit, Server in der EU — und tägliche verschlüsselte Backups plus VM-Snapshots, damit selbst nach einem Ausfall nichts verloren geht. Was wir nicht brauchen, sammeln wir nicht.
Daten verschlüsselt
SVNr, IBAN und andere sensible Felder werden über pgcrypto verschlüsselt gespeichert — nicht im Klartext.
Klare Rollen
Admin, Dispatcher oder Viewer — jede:r sieht und kann nur das, was zur Rolle passt. Multi-Tenancy pro Organisation, getrennte Daten.
Zwei-Faktor (TOTP)
Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Accounts. Funktioniert mit jeder Authenticator-App, kein SMS-Lock-in.
Audit-Log
Jede Änderung an einem Runner oder Trip wird mit Zeitstempel und Benutzer:in festgehalten — Reveal-Vorgänge separat protokolliert.
EU-Hosting
Server stehen in Deutschland (Hetzner Nürnberg). Runner-Links sind signiert und jederzeit widerrufbar.
Backups & Snapshots
Tägliche verschlüsselte Datenbank-Backups in einem separaten EU-Standort, dazu VM-Snapshots der gesamten Instanz. Den Voll-Restore testen wir Ende-zu-Ende — dokumentiert reicht uns nicht.
Bereit?
Leg deine Agentur in zwei Minuten an.
Beta-Zugang ist kostenlos. Eigene Organisation, eigene Daten, eigene Rollen — du bist sofort startklar.